Los servicios de Comunicación Activa se prestan, a través de equipos multidisciplinares para asesorar y tramitar todos los requerimientos en relación con las obligaciones y derechos contenidos en la L.O.P.D., así como por especialistas técnicos en procesos de seguridad de los datos, que recomendarán la solución tecnológica idónea para su caso concreto.
El presente detalle de servicios es para dar cumplimiento (en lo que nosotros llamamos FASE 1) a los requerimientos de la L.O.P.D., de tal manera que se garantice tanto la protección de los datos personales internos como los que se almacenan o gestionan procedentes de terceros.
En este sentido, detallamos las obligaciones que una empresa puede tener y que (a expensas de un estudio más detallado) se materializan en las siguientes actuaciones:
• Inscribir los ficheros que contengan datos personales en el Registro de la Agencia de Protección de Datos.
• Incluir ciertas cláusulas en los contratos y en los formularios de recogida de datos.
• Elaborar el Documento de Seguridad
Los servicios a prestar por Comunicación Activa, para dar cumplimiento a la L.O.P.D. se agrupan en tres categorías:
Inscripción de ficheros.
La L.O.P.D. exige a todas las empresas, profesionales autónomos y administraciones públicas que sean titulares de datos personales, que los ficheros que los contengan sean inscritos en un Registro.
Comunicación Activa llevará a cabo la tramitación de la inscripción ante el Registro de la Agencia de Protección de Datos de los ficheros susceptibles de ser inscritos.
El proceso se desarrolla de la siguiente manera:
• ComunicaciónActiva.com realizará en un primer momento un análisis exhaustivo de los ficheros que posee la empresay de la obligatoriedad o no de inscribirlos. Para realizar este análisis, se precisa una serie de información, que será especificada por ComunicaciónActiva.com, y requerida a la empresa.
• ComunicaciónActiva.com procederá a completar el formulario reglamentario establecido por la Agencia de Protección de Datos y remitirlo a su Registro General.
• Tras la recepción de la confirmación de la inscripción, pasado un mes aproximadamente, ComunicaciónActiva.com remitirá esta a la empresa.
• En caso de que la inscripción sea denegada, ComunicaciónActiva.com procederá a subsanar las deficiencias hasta conseguirla.
Elaboración de clausulado
Cualquier empresa , en su operativa diaria recoge datos personales generados, tanto internamente como derivado de su actividad. La L.O.P.D. exige que se advierta del uso y los derechos que los afectados tienen. ComunicaciónActiva.com elaborará un clausulado para los procesos de recogida de datos personales, así como las posibles cláusulas de cesión de datos o de tratamiento a cargo de terceros.
El proceso será el siguiente:
• ComunicaciónActiva.com desarrollará un análisis identificativo de las fuentes de recogida de datos personales.
• Para cada una de ellas elaborará el clausulado que permita cumplir con los requerimientos de la Ley.
• Por otro lado, ComunicaciónActiva.com identificará aquellas cesiones de datos, transferencias internacionales de datos, o acuerdos de tratamiento de datos por parte de terceros que afecten a los datos personales.
• Finalmente, ComunicaciónActiva.com elaborará el clausulado necesario que complete dichos acuerdos con el objetivo de que cumplan con los requerimientos de la L.O.P.D. y lo entregará a la empresa.
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Elaboración del Documento de Seguridad
La L.O.P.D. exige la creación y actualización de un Documento de Seguridad que describa los procesos que cada empresa debe llevar a cabo, para salvaguardar la privacidad de los datos personales.
ComunicaciónActiva.com elaborará el Documento de Seguridad para la empresa de acuerdo con los siguientes pasos:
• En primer lugar obtendrá de los distintos responsables de la empresa una descripción detallada de los procesos lógicos, tecnológicos y físicos que actualmente se están empleando para garantizar la privacidad de los datos personales.
• Posteriormente, los profesionales de ComunicaciónActiva.com realizarán la propuesta de Documento de Seguridad, donde se revisen y reestructuren los mencionados procesos de acuerdo con la L.O.P.D.
• Finalmente, el Documento de Seguridad se completará con los datos de ficheros, responsables y resto de las variables de modificación frecuente.
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Proceso de ejecución
El proceso de ejecución del proyecto de protección de datos personales con ComunicaciónActiva.com, se realiza en los siguientes pasos:
• Un análisis del estado de la empresa en relación con la L.O.P.D.
• La identificación de los ficheros a registrar.
• La recogida de la información necesaria de la empresa para cumplimentar el registro de ficheros.
• La inscripción de los ficheros en el Registro de la Agencia de Protección de Datos.
• La elaboración del clausulado de recogida de datos.
• La elaboración del clausulado de cesión, transferencia internacional, y gestión de datos por parte de terceros si procede.
• La recogida de la información necesaria para la elaboración del Documento de Seguridad.
• La presentación y entrega del Documento de Seguridad.
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El resultado de este proceso de ejecución se integra en los siguientes tres documentos (entregados en formato papel):
• Copia del certificado del registro de los ficheros emitido por la Agencia de Protección de Datos.
• El clausulado a incluir en los contratos y formularios de recogida de datos.
• El Documento de Seguridad
• Los gastos de desplazamiento fuera de la ciudad de Barcelona si fuesen necesarios correrán a cargo de la empresa. El coste de los desplazamientos se facturará a 35 € la hora.
• Se establece un precio de 175 euros en concepto de sesión formativa de un máximo de cuatro horas en la sede de la empresa.
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